III. A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS HELYE A PR-BEN
A rendezvényszervezés az élet minden területén előforduló szervezési-logisztikai tevékenységhez hasonló, így a vele kapcsolatos elvi álláspont szerint rendezvényt szervezni mindenki tud, hiszen ki ne szervezett volna életében házibulit vagy születésnapi zsúrt. Az emberek nagy része e tevékenységet látványosnak, de egyszerűnek tartja. Ez lehet a magyarázata annak, hogy a rendezvényszervezést még ma sem tekintik önálló tevékenységnek, nem önálló szakma, csak a művelődésszervezés vagy a PR és eseménymarketing egy részeként ismert. Annál különösebb ez, ha tekintetbe veszzük az előző fejezetben leírtakat, vagyis hogy milyen régóta vannak rendezvények az emberiség történetében.
A hagyományos reklámeszközök használatával elérhető egyre vitathatóbb siker hozzájárult a rendezvényszervezés jelentőségének növekedéséhez. Egyre több marketing-, és PR szakember elismeri ugyanis, hogy mennyire fontos a személyes kapcsolat, az élményszerűség mind a márkaépítésben, mind a vevő, vagy ügyfélmegtartásban. A képzett marketinges és PR szakember tudatosan használja kommunikációs eszközként a rendezvény-, és eseményszervezést üzeneteik fogyasztók/ügyfelek felé való eljuttatására. Míg például PR filmet nem túl gyakran forgathat egy cég, addig jó esetben a PR stratégia és éves kommunikációs terv alapvető részei a rendszeresen és tudatosan szervezett rendezvények az egyéb informatikai és nyomtatott eszközök használata mellett.(1) A PR szakember feladata, hogy a rendezvény megszervezéséhez megfelelő apropót találjon, azaz hírt vagy sztorit generálva valódi eseményt teremtsen. Amennyiben előbbi jól sikerült, úgy bizton számíthatunk (persze külön segítséggel) a sajtó érdeklődésére, hiszen egy jól megszervezett, élményszerű rendezvényen részt vevő újságírónak nem csak témát adtunk, hanem pozitív benyomásokkal és kellemes érzéssel (urambocsá’ teli hassal) engedtük vissza íróasztalához.
1. A SZAKMA MŰKÖDÉSE MAGYARORSZÁGON
Napjainkban számtalan helyen foglalkoznak rendezvényszervezéssel az állami, vállalkozási és a non-profit szférában is. Előbbieket a művelődési ház-jellegű államilag finanszírozott intézmények végzik; vállalkozási formában rendezvényszervező irodák működnek és számos egyesület, alapítvány, civil szervezet is tart saját rendezvényeket különféle célok megvalósítására. A cégeket egy civil szerveződés, a Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége (MARESZ) fogja össze. Az említett tény ellenére, hogy a rendezvényszervezés még ma sem önálló szakma. A legfontosabb rendezvényszervező cégeket három fő csoportba sorolhatjuk a nyújtott szolgáltatás mértéke szerint:
1. A teljes körű szolgáltatást nyújtó cégek közé soroljuk az általános rendezvényszervezőket, a rendezvényügynökségeket, a klasszikus reklám-, és PR ügynökségeket, amelyeknek külön rendezvényszervező részlegük van. Ide tartoznak a konferencia-, és kongresszusszervezők is, akiknek több más szervezet segítségét is igénybe kell venniük a rendezvények bonyolultsága miatt. Megemlíthetjük még az ún. „incentive” és utazási irodákat is, amelyek egyetlen speciális igényre: az utazásra alapoznak.
2. A teljes körű szolgáltatást nyújtó vállalkozások közül kiemelkednek a saját kapacitással, azaz saját vendéglátással rendelkező parti szervizek. A helyszínnel rendelkező cégeknél a helyszín a szolgáltatás alapja, míg a technikai szolgáltatással rendelkezőknél a hangtechnikai, világítástechnikai berendezések vagy például tolmácsrendszerek a meghatározók.
3. A harmadik kategóriába a speciális szolgáltatók tartoznak, akik valamilyen részterületre specializálódtak. Többnyire ők az előző két kategória alvállalkozói, mint a hangtechnikai vagy a területek bérbeadásával foglalkozó szolgáltatók, a nyomdák, a designer-ek, pirotechnikusok és a virág-, luftballon-dekoratőrök, továbbá a műsorirodák is.(2)
2. A RENDEZVÉNYEK CSOPORTOSÍTÁSA
A rendezvényeket témájuk vagy az alkalom szempontjából hét fő csoportra oszthatjuk:
a. Tudományos rendezvények (konferencia, kongresszus)
b. Társadalmi, politikai rendezvények (ankét, értekezlet, közgyűlés, kerek asztal, fórum, vándorgyűlés)
c. Állami rendezvények (nemzeti ünnepek, kitüntetések, delegációk)
d. Üzleti rendezvények (reprezentációs rendezvények; nyílt fogyasztói rendezvények; konferencia típusú üzleti rendezvények; bemutató típusú üzleti rendezvények)
e. Kulturális rendezvények (kiállítás, tárlat, zsűriztetés; hangverseny, koncert, jótékonysági est; gyermekrendezvények; versenyek, kvízjátékok
f. Kiegészítő rendezvények (hölgyprogram, városnézés, kulturális program; sajtótájékoztató, sajtókonferencia)
g. Egyéni/családi rendezvények (esküvő, temetés, keresztelő, születésnap, névnap)(3)
IV. AZ ESKÜVŐSZERVEZÉS GYAKORLATA
Magyarországon a szakma jelenleg van elterjedőben, ezt mi sem bizonyítja jobban, minthogy két éve megalakult a Magyarországi Esküvőszervezők Szövetsége, az MESZSZ, mely szakmai felügyeletet biztosít tagjai számára.
Mint minden szakmában, amely felfutóban van, itt is megjelentek a hozzá nem értő, önjelölt esküvőszervezők. Egyre gyakrabban találkozni olyanokkal, akik megszervezték akár saját esküvőjüket, akár valamelyik családtagjukét, amely miután jól sikerült, az illetők azonnal esküvőszervezőnek érzik magukat. Ez koránt sincs így, hiszen a gyakorlatban ma már csak az él meg hosszútávon, aki rendezvényszervezői gyakorlattal rendelkezik, kiismeri magát a gasztronómiában, az illemben, etikettben, protokollban, ezen kívül kreatív, jó stílusérzéke és emberismerete, továbbá rátermettsége is van.
Minden esküvő más, mindig akadnak olyan nem várt helyzetek, amelyeket többnyire csak a rutin, a hozzáértés segít megoldani. A személyes tulajdonságok közül fontos az empátia, a jó helyzetfelismerés és problémamegoldó képesség és mindenek előtt a kiváló kommunikációs készség.
Rendkívül fontos, hogy az esküvő esetében fokozottan él a szolgáltatásokra jellemző megismételhetetlenség elve, vagyis hibázni céges rendezvény esetében sem ildomos, ám az esküvőn elkövetett hiba, sosem megbocsátható baki.
1. AZ ESKÜVŐI RENDEZVÉNY JELLEMZŐI
• Az esküvő egyik legfontosabb jellemzője, hogy egyszeri esemény. Egyszeri és megismételhetetlen, ez adja meg a súlyát és exkluzivitását, egyúttal növeli a szervező felelősségét is.
• Az esküvő egyedi rendezvény, vagyis elsősorban a két házasulandó ember által meghatározott módon, hozzájuk illő stílusban és az ő igényeiknek megfelelő módon szükséges megrendezni. Ezért bár a „kellékek” azonosak – nincs két egyforma esküvő.
• A résztvevők számának hatása sok szempontból meghatározó. A szükséges és lehetséges résztvevők számának meghatározása az egész rendezvény jellegére rányomja bélyegét.
• Ha azt akarjuk, hogy az esküvő elérje kitűzött célját, vagyis hogy felejthetetlen legyen mind a pár, mind a meghívottak számára, elengedhetetlen, hogy mély benyomást tegyen a résztvevőkre.
• Éppen az előző ok miatt kell, hogy legyen valami a rendezvényben, ami váratlan, szokatlan, esetleg megdöbbentő. Mindenképpen kell tehát valami kis meglepetést szereznünk látogatóinknak.
Az esküvő lebonyolítása a klasszikus rendezvényszervezés főbb szakaszait foglalja magában, vagyis az építés, lebonyolítás, bontás és utókövetési szakaszokat. A profi esküvőszervező forgatókönyvvel dolgozik, amely a rendezvény minden fontos mozzanatát tartalmazza, így a hibázási lehetőségek a minimumra csökkennek. Egyetlen lépés kimaradása vagy elhanyagolása az egész esemény sikerét veszélyeztetheti.
Az esküvői rendezvény elkerülhetetlen velejárója a vendéglátás. Régebben elképzelhetetlen lett volna, hogy az esküvőt Magyarországon ne egy hamisítatlan lagzi kövesse, azonban manapság ide is begyűrűzött a trend, vagyis több típusú vendéglátás közül választhatnak a párok.
• Szűkebb költségvetés esetén a koktélparti remek megoldásnak tűnik, mégis inkább a „drága” esküvők sajátja, amikor a pár első körben a teljes násznépet egy koktél partin látja vendégül, majd a kiválasztottak számára nagyszabású esküvői vacsorával készülnek.
• Az esküvői fogadás a magyar lagzi angolszász, divatossá vált változata: látványos és elegáns rendezvényforma. A 8-10 óra időtartamra tervezett vacsora vendégei 10-12 személyes körasztalok mellett ülve fogyaszthatják el a felszolgált bőséges vacsorát.
• Az esküvői vendéglátás hagyományos változata továbbra is népszerű, amelynek az asztalra kerülő ételek és italok képezik az alapját. Az esküvői menü minimálisan három fogásból áll, jellemzően tál-, vagy tányér-szerviz formájában kínálják az étkeket.
• Az ültetett vendégfogadás mellett ma már egyre elterjedtebb a büfé (svédasztal) alkalmazása vagy a kettő kombinációja.
Az elegáns esküvők ma már elképzelhetetlenek előre tervezett ültetési rend nélkül. Ennek természetes velejárója az ültető kártya, vagy a névre szóló menükártya elhelyezése az asztalokon. A kártyák egyben az esküvői dekoráció koncepciójának szerves részei, hasonlóképpen, mint a virág-, papír-, vagy lufi dekoráció.
2. MITŐL SIKERES EGY ESKÜVŐ?
Felvetődik a kérdés, hogy mitől jó az egyik rendezvény és mitől kevésbé jó a másik. Az üzleti rendezvény esetén sem az a fontos, hogy például mennyire híres ember ad műsort a színpadon, hanem az, hogy találkozik-e a koncepció a közönség igényeivel, és így teljesül-e a kitűzött kommunikációs cél. A megfelelően lebonyolított rendezvény ismérveihez hasonlóan az alább felsoroltak szerint mérhetjük az esküvő sikerességet. De a titok mindig abban áll, hogyan állnak össze a kis részek egésszé.
• Sokan jönnek el a meghívottak számához képest, vagyis az előkészületek megfelelően zajlottak.
• Az ételek a várt minőségben készültek el, találkoztak a meghívottak ízlésével.
• A meghívottak jól érzik magukat, vagyis a vőfély, ceremóniamester, zenekar és a műsor megfelelően gondoskodott a jó hangulatról.
• Sokáig maradnak a rendezvényen.
• A visszajelzésekből kiderül, hogy valami többletet adott.
• Hosszú ideig beszélnek (esetleg tudósítanak) róla.
• A pár megelégedésére sikerült megörökíteni a Nagy Nap pillanatait, azaz a felkért fotós és videós is profi módon végezte munkáját.
Soha ne feledjük a rendezvényszervezés alapszabályát, amely természetesen igaz az esküvői rendezvényre is: nem az távozik elégedetten egy eseményről, aki sokat kapott, hanem az, aki többet kapott, mint amire számított.
1 Nyárády Gáborné Dr. – Szeles Péter Dr.: Public Relations I-II. Perfekt Kiadó, Budapest, 2004 11
2 Arany-Hajnal-Kőrössy-Nagy-Novák-Novák-Tomecskó: Üzleti rendezvényszervezés, B+V Lap- és Könyvkiadó Kft, Budapest, 2002 12
3 Arany-Hajnal-Kőrössy-Nagy-Novák-Novák-Tomecskó: Üzleti rendezvényszervezés, B+V Lap- és Könyvkiadó Kft, Budapest, 2002 |
