I. BEVEZETÉS
Az esemény-, és rendezvényszervezés mind a marketing, mind a PR területén kissé mostohán kezelt eszköz. Előbbinél szinte csak felsorolásszerűen említik, utóbbinál pedig a klasszikus sajtórendezvények és road show-k szervezésében fogalmazzák meg jelentőségét. Mivel véleményem szerint az egyik legszerteágazóbb, összetett szakmai tudást, gyakorlatot, kreativitást és főként rátermettséget igénylő interdiszciplináris műfajról beszélünk - fontosnak tartom a téma alaposabb körüljárását. Személyes indíttatásom, hogy rendezvényszervezői ismereteimet tovább bővítve - egy ideje az esküvőszervezés kulisszatitkaival is ismerkedem. Ami azonban valóban izgalmas, az esküvőszervezésen túlmutat, pontosabban annak háttérében van: mi motiválja a házasulót szerény vagy éppen világraszóló parti megrendezésére, mi alapján állítja össze a vendéglistát, mit vár a rendezvénytől? És főként: a tudatos PR stratégia része a professzionálisan megszervezett esküvő vagy az ismertség elvárásainak való megfelelés kényszere?
Annak ellenére, hogy kommunikációs ügynökségek álláshirdetéseiben egyre sűrűbben találkozunk a rendezvényszervező utáni igénnyel – a szakma máig nem került hivatalosan bejegyzésre. A PR vagy rendezvényszervező cégek főként szervezeti eseményszervezésre specializálódtak, az ún. családi rendezvények üzletágat az élénkülő igény nyomására kezdték fejleszteni, továbbá idővel megjelentek a kínálati piacon az esküvőszervezésre szakosodott irodák is.
A téma aktualitását tovább erősítette, hogy bár a hírességek magánéletéről szóló bulvárhíreket mindig nagy érdeklődés övezte, manapság a sztáresküvők kulisszatitkai, az esküvői beszámolók mintha még inkább lázban tartanák a bulvársajtót és olvasóikat. Nyilván adódik a sztárság kérdésköre is, ki ma a sztár és mitől az, illetve meddig maradhat valaki a csúcson. Milyen eszközöket vetnek be a publicitás érdekében?
Értekezésem alanyai három körből kerültek ki – természetesen a privát esemény szervezésének tükrében. Egyrészt a hírgenerálás nagymesterei: a rövidebb-hosszabb ideje aktív médiaérdeklődést fenntartani képes közszereplők, „sztárok”, továbbá a „sztárcsinálók”, akik menedzselik a hírességeket. Másrészt szervezeti felsővezetők, akik nem személyes, sokkal inkább szervezetük image-e, brand-jük építése céljából, tudatosan viselkedve élik mindennapjaikat és használják a public relations eszközeit. Harmadrészt pedig az újságírók, szerkesztők, akik mindezt megörökítik, ezáltal szórakoztatva és kielégítve a publikumot.
Értekezésem alapját a szekunder adatok feldolgozása (szakirodalom, tanulmányok, cikkek) mellett mélyinterjúk szolgáltatták, amelyeket a témában érintett személyekkel készítettem.
II. A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOGALMA ÉS TÖRTÉNETE
1. A FOGALOM MAGYARÁZATA
Napjainkban szinte állandón zajlanak különféle rendezvények, a széles kínálatban mindenki találhat érdeklődésének megfelelőt. De mi is voltaképpen a rendezvény? Számtalan definíció született már ezzel kapcsolatban, de a fogalom jellegéből adódóan mindegyik meglehetősen általános jegyeket említ csupán. Ennek oka talán az, hogy a fogalomkörbe sokféle jellegű esemény beletartozik. Hiszen például rendezvény egy kongresszus, egy könnyűzenei koncert, de még egy játszóház is.
Rögtön kiderül, hogy nehéz egységes definíciót találni a rendezvény szóra. A Magyar Értelmező Kéziszótár szerint: „A rendezvény szervezett, közösség keretén belül megtartott (esetenként szórakoztató jellegű) összejövetel.” Nézzünk néhány „szakmai” megközelítést:
• Előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetel.
• Olyan összejövetel, melyet előre ismert célból vagy alkalomból tartanak meghatározott helyen és időben.
• Alkalmi, széles körű, időszakos összejövetel, előre szervezett formában.
Valamennyi definíció lényege a meghatározott cél, hely és idő. Mindegyikben szerepel az összejövetel kifejezés, ami arra utal, hogy a rendezvény társadalmi, csoportos tevékenység. Ebből következően a jó rendezvényszervezőnek ismernie kell a csoportdinamika törvényeit, a csoportkapcsolatok jellemzőit is. A rendezvényszervezés a rendezvénnyel kapcsolatos teljes körű szervező és összehangoló munka, mely magában foglalja az infrastruktúra biztosítását és a résztvevőkről való gondoskodást is.(1)
A résztvevők számát tekintve a rendezvény nagyon sokfajta lehet a néhány fős, exkluzív reprezentációs rendezvénytől a több tízezer embert megmozgató nyílt napokig. Tulajdonképpen egy adott (rendszerint fontos) cél elérése érdekében áldoz a cég, szervezet, magánszemély vagy állami hivatal - esetenként nem is kevés pénzt, időt és fáradságot a rendezvény megszervezésére. Ezért a cél meghatározása az egyik legfontosabb kiindulási feladata a rendezvényszervezőnek, még inkább a rendezvényt megrendelőnek.
A tervezés fázisában a célokon túl meg kell határozni a meghívottak körét, ki kell választani a helyszínt és az időpontot. Ekkor kerül sor a szervező személyének meghatározására és a sokat meghatározó költségkeret kijelölésére is.
Az előkészítés fázisában valósul meg a résztvevők tényleges meghívása, a személyzet betanítása, a technikai háttér és a catering szolgáltatás megszervezése, illetve ekkor kerül sor a forgatókönyv összeállítására is. A rendezvény lebonyolítása után az utómunkák során az elszámolással és az esemény minden szempontból történő értékelésével zárulnak a teendők.(2)
2. TÖRTÉNETI ÁTTEKINTÉS
A rendezvények, így azok szervezésének kialakulása is egészen az ókorig nyúlik vissza. A rendezvények minden történelmi korszakban mást és mást jelentenek, ennek megfelelően mindig különböző formában nyilvánulnak meg.
Az első „rendezvények” vallásos, illetve politikai színezetűek voltak. Történelmi tanulmányainkból ismerhetjük a győztes hadvezérek ünneplési szokásait, amelyeknek az ókori asszírok voltak a legnagyobb mesterei, ők még a leigázott népek vezetőit is meghívták az ünnepi lakomára. A vendégnek egy domborművekkel díszített folyosón kellett végighaladnia, mely a félelmetes ellenfelet ábrázolta, így mire a lakoma helyszínére ért, már tudta, hogy be kell hódolnia a hatalmas győztesnek.
Az első „mega” rendezvényekre – amelyhez feltétlenül szükség volt már összefogott szervezésre – i.e. 776-ban, az Olimpiai Játékok keretein belül került sor. Nem csak a főeseményt bonyolították le kiváló érzékkel, de az előkészítő és befejező mozzanatokat is a legapróbb részletekig megtervezték. Minden olimpia a játékosok, majd a győztesek felvonulásával és lakomával zárult. Az ötnapos rendezvény ideje alatt a nézőkről sem feledkeztek meg: a sportjátékok szüneteiben koncertekkel, előadásokkal szórakoztatták őket.
Az első jubileumi rendezvények az egyiptomiakhoz köthetők. A fáraók uralkodásuk harminc éves évfordulóján hálát adtak isteneiknek, és uralkodói képességük megújítását kérték.
A rómaiaknál is nagy szerepe volt a győztes csaták ünneplésének. Rómában a rendezvényszervezés állami monopólium volt, a szálakat az uralkodó tartotta kezében. Ő volt az események főszervezője és személyesen is részt vett a rendezvényeken. A császárság a hatalmi politika eszközévé tette a cirkuszt, erre utal Juvenalis szállóigévé vált mondata: „Kenyeret és cirkuszt!”. Ezen kívül vásári komédiákat, gladiátorjátékokat is rendeztek, leghíresebb összejöveteleik azonban a lakomák voltak, amelyek mindig meghatározott protokolláris szabályok szerint, fényűző keretek között zajlottak. A vendégeket a házigazda rabszolgája hívta meg, az eseményre saját rabszolgájuk kísérte el (majd támogatta haza). Késni nem volt szabad, a szállóige szerint a „későn jövőé a csont” volt. Étkezés előtt a vendégek megmosdottak és ruhát váltottak, majd jobb lábbal az ebédlőbe léptek. A „lucullusi” lakoma italáldozattal indult, majd a fogások sora következett. A házigazdák szervezőkészségét mutatta, hogy a római lakomáról senki sem távozott üres kézzel: mindig valamilyen ajándékkal kedveskedtek vendégeiknek, hogy azok kellemes emlékekkel térhessenek haza. Verus császár például mindenkinek ajándékul adta egyik pincérét, és a vendég által fogyasztott állatból egy egészet. A szerencsésebbek sült ökörrel térhettek haza, a kevésbé szerencséseknek sült kacsa jutott. Heliogabalus császár is híres volt bőkezűségéről: az ételekbe drágaköveket szórtak, s aki megtalálta, hazavihette. Nem szükséges magyarázni, mennyi szervezési munka állhatott egy-egy ilyen esemény hátterében.
A középkor rendezvényeinek meghatározója a katolikus egyház volt. Elsősorban vallásos körmeneteket, misztériumjátékokat rendeztek. A világi vonal sem volt elhanyagolható, ahol elsősorban a királyi udvar tartotta rendezvények voltak jellemzők. Ezek megvalósulási formái az esküvők, temetések és az udvari lakomák, valamint a lovagi tornák, melyek mind szigorú rendben zajlottak. Az udvar szereplőinek az udvarnok instrukcióit kellett követniük, ő volt a felelős a rendezvények megszervezéséért és lebonyolításáért. Az ünnepségek közismerten komoly politikai szerepe kettős jellegű volt: üzenetet hordoztak a rendszer, a hatalom birtokosai részéről, de sok esetben az ország presztízsét is növelték. Sikerüket jórészt megrendezésük zökkenőmentessége szerint ítélték meg.
A középkor lakomái a reneszánszban teljesedtek ki, melynek szülőhazája Itália földje, s Beatrix, Mátyás felesége révén került a magyar királyi udvarba. A barokk Magyarországon tovább folytatódott a reneszánsz lakomák hagyománya, a különféle családi ünnepek tovább éltek a főúri udvarokban. Mindehhez járultak még az úri vadászatok, melyek szintén meghatározott forgatókönyv szerint zajlottak. A világi tárgyú színjátszás is a főnemesi udvar reprezentációs igényeinek szolgálatában állt.
A reformkorban a társasági élet nagy változásokon ment keresztül, a nemesi kúriák irányából egyre inkább a polgárosodó réteg igényei felé tolódott el. Középpontba kerültek a színházak, hangversenyek, bálok, szabadtéri rendezvények. A kaszinókban, valamint egyes magánházaknál élénk tudományos, politikai élet folyt. Az estélyek, bálok, farsangi táncmulatságok mellett a főváros időtöltésének kedvelt és divatos formájává váltak a szabadtéri események, mint például a Budai Búcsú vagy a gellérthegyi Húsvét hétfői népünnep.
Az Osztrák-Magyar Monarchiában folytatódott a reformkori hagyomány, és kiegészült az uralkodó, Ferenc József udvari rendezvényeivel. Legendás ínyenc volt az osztrák császár – magyar király, akinek szertartásos étkezési szokásai nem kis fejtörést és szervezőmunkát jelentettek főszakácsának és a kb. 130 fős konyhai személyzetnek. Nagy jelentősége volt lakomáin a protokollnak: gondosan ügyelt a rangsorra, melyeket virágdíszekkel is kifejezett. Mindemellett a vadásztilalmakat és az egyházi böjtidőt szigorúan betartotta. A XIX.-XX. század fordulóján a társasági és a sportélet rendezvényei mellett megjelentek a kiállítások, bemutatók. Jelentős esemény volt az 1896-os millenniumi kiállítás, ahol a kereskedelmi és gazdasági élet képviselőinek pavilonjai mellett bemutatkozott a hadügy, a haditengerészet és maga a főváros is. Ezeket az eseményeket azonban még nem nevezhetjük üzleti rendezvénynek, hiszen nem egy cégmárka vagy szolgáltatás népszerűsítése, bemutatása érdekében kerültek megszervezésre.
A két világháború között tovább színesedett a paletta: számos vásárt és nemzetközi találkozót szerveztek. A második világháború után, különösen pedig az 1956-os forradalom leverése után a kép kezdett egysíkúvá válni. Több mint egy évtizeden át kizárólag pártrendezvényeken lehetett részt venni, csak néhány szakkiállítást és konferenciát engedélyezett a hatalom. Az eszményi szocialista embertípus aktív közösségi figura, a rendezvények pedig ennek következtében: munkahelyi kirándulások és bálok, valamint kötelező ünnepi felvonulások voltak évtizedeken át. Ezen kívül nagyobb rendezvény csak a felsőbb körökben zajlott: a környező szocialista országok magas rangú állami vezetőinek fogadásai és vadászatai révén.
Az első hivatalos rendezvényszervező vállalatok a hatvanas évektől jelentek meg, amikor újra nagy számban kerültek megrendezésre koncertek, színházi és operaelőadások, bálok, valamint vállalati bemutatók, kiállítások és állami fogadások. Újabb évtizedeknek kellett eltelni a rendszerváltásig, hogy a rendezvényszervezés visszakapja régi értékét, jelentőségét és további fejlődésnek induljon.(3)
1 Arany-Hajnal-Kőrössy-Nagy-Novák-Novák-Tomecskó: Üzleti rendezvényszervezés, B+V Lap- és Könyvkiadó Kft, Budapest, 2002
2 Fazekas Ildikó – Harsányi Dávid: Marketingkommunikáció, Szókratész, Budapest, 2004
3 Arany-Hajnal-Kőrössy-Nagy-Novák-Novák-Tomecskó: Üzleti rendezvényszervezés, B+V Lap- és Könyvkiadó Kft, Budapest, 2002
|
